Els 10 desafiaments a què s’enfronta la gestió documental a les organitzacions

Els 10 desafiaments a què s’enfronta la gestió documental a les organitzacions

24 de gener de 2018

 

Dur a terme una correcta gestió documental a l’empresa requereix fer front a una sèrie de reptes que poden arribar fins i tot a canviar la forma de treballar de la mateixa organització. Canvis, sens dubte, que es tornen imprescindibles per al futur de gairebé totes les empreses. Hem recopilat els 10 desafiaments a què s’enfronta la gestió documental a les organitzacions.

 

Posar en pràctica una correcta gestió documental ha de ser una prioritat avui en dia en pràcticament totes les empreses. Qüestions com l’accés o la seguretat són cada vegada temes més importants per a la gestió correcta de tota la informació que maneja una empresa en el seu dia a dia. Moltes empreses ja ho han posat en pràctica però d’altres encara es resisteixen a realitzar una correcta gestió documental dels documents i la informació que generen.

Aquests són els 10 desafiaments a què s’enfronta la gestió documental a les organitzacions. 

 

1. Accés a la informació. Una correcta gestió documental té entre els seus objectius l’afavorir l’accés a la informació ia la documentació per part dels membres de l’organització. 
2. Seguretat. La seguretat és segurament el més gran desafiament a què s’ha d’enfrontar la gestió documental en la seva posada en marxa cara a protegir-la de manipulació per part de tercers o atacs informàtics. 
3. Digitalització. La digitalització és un altre tema clau en la gestió documental. I tot un desafiament per a aquelles empreses que posseeixen grans volums de documentació en paper o en diferents formats. 
4. Custòdia. Cal apostar per sistemes de custòdia documental per enfortir la seguretat de la informació i l’accés a documentació moltes vegades amb dades de caràcter confidencial. 
5. Complir la llei. Complir la legislació vigent pel que fa a gestió i accés a la documentació és quelcom essencial en les organitzacions i no moltes la compleixen, bé per desconeixement o falta de temps. 
6. Captura dedades. Com capturar les dades per al seu correcte emmagatzematge i consulta? Poden ser de naturalesa diferent. I això pot suposar també un repte per a les empreses. 
7. Eliminació informació. Un altre dels reptes als quals s’enfronta la gestió documental a les organitzacions, és l’eliminació correcta, també a nivell legislatiu, de la informació de les organitzacions. 
8. Capacitat d’emmagatzematge. Moltes empreses no posseeixen les condicions d’espai ni idònies ni necessàries
   per emmagatzemar la informació i desenvolupar una bona gestió documental. 
9. Programari o maquinari especials. La majoria de les empreses no tenen els dispositius informàtics correctes per realitzar una correcta gestió documental. 
10. Noves tecnologies. Les noves tecnologies poden permetre una millora en el treball de les organitzacions i en la gestió de la informació. Conèixer-ha de ser vital.